Universitätsbibliothek/Dezernat Fachreferate 26 . 3. 2003

Enderlein

 

Treffen der informellen Runde der Bibliotheksbeauftragten der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät und Fachreferenten der Universitätsbibliothek am

18. 3. 2003 (Ergebnisprotokoll)

 

 

Mittelverteilung 2003

Gemäß den BWK-Empfehlungen der 39. Sitzung wird die Verteilung der Mittel vorerst für die sichere Zuweisung von insgesamt 763 704.- € mit dem Ansatz für die Fakultäten bekannt gegeben (vgl. Anl.). Die Feinaufteilung auf die Institute ist in der Besprechung mit dem amt. Direktor der UB am 27. 3. 2003 zu erfahren. Die endgültige Höhe der erwarteten Zuweisung wird voraussichtlich erst Ende Mai feststehen und dann verteilt werden.

 

 

Handhabung Abonnementslisten

Wo Überarbeitungsbedarf bei den abgegebenen sog. Positivlisten der zu haltenden Abonnements besteht, wird der/die Fachreferent/in die entsprechenden Listen dem Bibliotheksbeauftragten zurückgeben. In den anderen Fällen gilt die vorliegende Liste als Grundlage für Abbestellungen. In welchem Umfang diese realisiert werden müssen, wird davon abhängen, wie hoch die tatsächlichen Zuweisungen für die Institute ausfallen werden.

Handlungsbedarf besteht ab Ende Mai, wenn die Zuweisungen endgültig feststehen, bis Ende Juli, wenn die abzubestellenden Titel an die Lieferanten gemeldet sein müssen.

Die UB wird zum gegebenen Zeitpunkt informieren.

 

Bestellungen

Konkrete Fälle, in denen eine schleppende Bearbeitung zu beanstanden war, konnten nicht genannt werden – nicht weil es sie nicht gibt, sondern weil es sich niemand konkret gemerkt hat.

Eher besteht der diffuse Eindruck, daß es teilweise zu langsam geht. Das kann zum einen daran liegen, daß tatsächlich bei einzelnen Bestellungen etwas schief geht und sie überdurchschnittlich lange brauchen, zum anderen lassen vielleicht über das Internet schnell erledigte Bestellungen auch anderer Natur leicht den Eindruck entstehen, alle Vorgänge könnten so schnell zu erledigen sein.

Größere Transparenz bei den einzelnen Bestellphasen könnte Abhilfe schaffen. Die UB kann z. B. den Besteller sofort benachrichtigen, wenn der Bestellvorgang abgeschlossen ist und Verzögerungen somit nicht mehr von der Bibliothek zu verantworten sind.

Eine weitere Abstufung der Bestellungen als bisher üblich in eilt und normal erscheint nicht praktikabel.

Die Möglichkeit der Bestellung aus anderen Mitteln als Literaturerwerbungsmitteln sei nochmals ausdrücklich erwähnt. Es können Mittel umgebucht werden (z. B. Haushaltsmittel) auf die entsprechende Kostenstelle der UB (Kapitel 06100, Titel 61523, Kostenstelle 02010000) in beliebigen Stückelungen. Übriggebliebenes Geld wird in das folgende Jahr mitgenommen. Ist eine Umbuchung nicht möglich, z. B. bei Drittmitteln, bestellt die UB zwar das Buch, gibt es aber mit Rechnung weiter an den Besteller, der mit einer Zahlungsverfügung die Rechnung via Verwaltungsleiterin begleicht.

Bei den sog. Selbstkäufen, bei denen der Besteller einen Titel billiger bekommt als die Bibliothek (diese bekommt i. d. R. 5% auf alle deutschsprachigen Titel, bei ausländischen ist es unterschiedlich), kann die Zahlungsverfügung zusammen mit der Rechnung auch gleich dem Buch beigelegt werden. Wurde die Rechnung schon privat beglichen, muß ein Erstattungsantrag beiliegen und eine Kopie des Kontoauszugs.

 

 

 

 

1 Anlage